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Carburant : « Allégez votre facture »

Le carburant est un des postes de dépense les plus lourds dans la gestion d’une flotte automobile. Il représente en effet 15 à 25 % du TCO (coût total de « détention ») d’un véhicule. À ce coût déjà conséquent s’ajoutent les frais cachés de gestion des notes de frais par le collaborateur, puis par l’entreprise, et d’inévitables erreurs dans le processus. Heureusement, des solutions éprouvées existent chez les loueurs longue durée.

Tristane Roulier

Tristane Roulier

La question des carburants n’est pas la plus facile à maîtriser dans la gestion d’une flotte » reconnaît Tristane Roulier, chef de produits chez Alphabet. « Et c’est bien pour cela que les spécialistes de la location longue durée proposent à leurs clients des solutions pour à la fois fluidifier le processus et générer des économies substantielles ». Celles-ci découlent de négociations sur le prix du carburant lui-même avec les principaux groupes pétroliers, ainsi que sur la prise en charge de la gestion des factures qui devient centralisée et mensuelle, avec notamment la mise en évidence des montants de TVA récupérable.

Une carte, des cartes, de la méthode

La pierre angulaire du dispositif est une carte de paiement. Chaque grand réseau en propose une : Total, qui détient une part de marché importante du marché avec sa carte Total GR, mais aussi Shell, BP… Ces cartes permettent au conducteur de régler ses achats de carburant sans avancer de fonds personnels, donc sans fastidieux récapitulatifs de notes de frais ultérieurs. « Alphabet réalise des achats groupés de cartes auprès des pétroliers, et se charge pour cela de la commande, de la réception puis de la livraison des cartes aux entreprises et aux conducteurs. » Le loueur longue durée permet d’ailleurs à ses clients d’en proposer plusieurs à leurs conducteurs, de différents réseaux, afin d’améliorer leur confort en les libérant du souci de chercher une station de telle ou telle enseigne.

Des prix améliorés à la prestation

L’autre avantage de souscrire la « gestion carburant » réside dans le prix préférentiel, appelé « prix barème » par les pétroliers, dont bénéficient les utilisateurs d’une carte de paiement.
Selon les réseaux, le « prix barème » peut représenter un prix unique appliqué quelle que soit la station choisie par le conducteur pour s’approvisionner, y compris sur autoroute ; ou un prix « plafond » qui sera appliqué sauf si le conducteur a trouvé une station (du réseau concerné) où le carburant est vendu meilleur marché, auquel cas c’est ce prix plus bas qui lui sera finalement facturé ».
À ce premier avantage financier s’ajoute une réduction supplémentaire, résultat de la négociation conduite par Alphabet auprès des réseaux pétroliers sur les volumes de carburant achetés par ses clients. « Au final, selon les réseaux et les volumes de carburant consommés par les entreprises, celles-ci peuvent espérer gagner plus de 6 centimes par litre », ce qui n’est pas négligeable

Une carte multi-services

Les cartes carburant peuvent également être utilisées pour le paiement de services associés, comme l’accès aux parkings (Total a par exemple un accord avec le groupe Vinci), à des réseaux de stations de lavage, ou encore l’achat de produits dans les boutiques des stations-service.
« Ces cartes sont aisément configurables. Chaque gestionnaire peut décider des services accessibles par ses conducteurs. Il peut par exemple bloquer le paiement d’achats autres que l’enlèvement de carburant en station » précise Tristane Roulier. Il peut aussi brider la consommation de ses conducteurs, en litres ou en euros, par jour, par mois ou par transaction.
Les possibilités de contrôle se doublent de fonctionnalités d’optimisation. Ainsi, il est possible d’analyser les dépenses par carte et par type de produit et de suivre la consommation aux 100 km de chaque véhicule. Les gestionnaires de flotte peuvent également recevoir des alertes par email afin d’être prévenus d’anomalies, comme une utilisation anormale des cartes les jours non autorisés ou une consommation trop élevée.
La carte Total GR, qui intègre une puce, permet aussi de s’acquitter des péages d’autoroute. Les clients disposant de cartes sans puce peuvent commander par l’intermédiaire d’Alphabet des boîtiers de Télépéage, et les installer dans les véhicules des conducteurs concernés.

Gestion simplifiée pour l’entreprise

Au-delà des fonctionnalités qui simplifient la vie des conducteurs et réduisent la facture des entreprises, la prestation « gestion carburant » permet de simplifier les processus de gestion pour l’entreprise et ses collaborateurs… Un atout de taille !
« Concrètement, le gestionnaire de la flotte et les services comptables ne reçoivent plus qu’une seule facture, mensuelle, qui détaille l’ensemble des achats effectués par chaque conducteur au cours de la période. Les erreurs ou les retards dans l’établissement des notes de frais par les collaborateurs disparaissent. Et la partie récupérable de la TVA apparaît clairement sur le document, simplifiant d’autant le travail des comptables ». Pour rappel, la récupération de TVA sur le gasoil est de 80 % sur un VP et de 100 % sur un VU. Elle est de 100 % sur les parkings pour les VU et de 100 % sur les péages pour les VP et les VU.
Le gain en temps est important, les économies également. Il est démontré que le coût engendré par le traitement d’une note de frais manuelle représente entre 15 et 50 euros, ce prix intégrant notamment les éventuelles erreurs de processus. Une étude récemment commanditée par Alphabet a mis en évidence le fait que la prestation « gestion carburant » permet de réaliser une économie moyenne de 800 euros par conducteur et par an.
L’équation est simple… le coût mensuel de quelques euros permettant de bénéficier de la prestation « gestion carburant » est rapidement rentabilisé, tout en permettant à chacun de consacrer son temps à des activités bien plus productives !

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