Gestion de flotte

La restitution : un moment clé du contrat de LLD à anticiper

restitution

Ultime étape avant la clôture du contrat de location longue durée, la restitution du véhicule s’est fortement structurée au cours des dernières années, avec notamment l‘intervention de réseaux d’experts spécialisés. Gestionnaires de flotte et loueurs travaillent désormais de concert pour préparer ce rendez-vous en toute sérénité.

 

Dernière étape du déroulement d’un contrat de location longue durée, la procédure de restitution d’un véhicule détermine la date de fin de contrat, et donc l’arrêt de la facturation, le kilométrage total effectué et le transfert de la garde juridique du véhicule. Chaque année en France, selon les statistiques du SNLVLD (Syndicat National des Loueurs de Véhicules en Longue Durée), 300 000 véhicules arrivent en fin de contrat de LLD. Leur restitution s’inscrit dans un processus très organisé qui s’appuie généralement sur l’intervention d’experts spécialisés, dans un but d’une plus grande transparence et d’une meilleure neutralité.

 

Le processus de restitution pour le gestionnaire de parc

En fin de contrat, le gestionnaire de parc doit rendre le véhicule dans un état général et mécanique conforme aux exigences du loueur, muni de tous ses documents et accessoires. Le processus se déroule en quatre étapes :

  • Avant la restitution

Pour préparer le rendez-vous, le gestionnaire de flotte a tout intérêt à contrôler l’état général du véhicule afin de procéder à d’éventuelles remises en état, et vérifier qu’il est à jour sur les opérations d’entretien, de révision et/ou le contrôle technique.

  • La prise de rendez-vous

Une fois ces vérifications effectuées, le conducteur prend rendez-vous avec l’expert désigné par le loueur. De plus en plus souvent, il peut choisir le lieu de la restitution, qui peut se dérouler dans un garage appartenant au réseau du constructeur concerné, dans des sites dédiés à l’expertise ou même au sein de l’entreprise de l’utilisateur.

  • La restitution

Le jour J, le prestataire indépendant réalise l’expertise du véhicule et notifie les dommages en indiquant leur localisation, leur type et le mode de réparation à prévoir. Le conducteur lui remet le certificat d’immatriculation, les jeux de clés et les éventuellement les commandes de l’alarme reçus à la livraison. À la fin du rendez-vous, ils cosignent le « procès-verbal de restitution ». La rencontre entre le conducteur et l’expert est essentielle, car elle permet d’expliquer l’éventuelle facturation de « frais de dépréciation » et de réduire les risques de litiges.

  • La fin du contrat

Une copie du « procès-verbal de restitution » est envoyée par email au conducteur et au loueur, actant la fin du contrat. Un rapport d’expertise est transmis au gestionnaire de parc.

 

L’état du véhicule à la restitution : des règles claires

Par définition, un véhicule en fin de location est un véhicule usagé. Certains dommages relèvent d’une usure normale et ne sont pas soumis à facturation. D’autres, en revanche, sont liés à une usure anormale ou à des dommages non réparés qui auraient dû faire l’objet d’une déclaration de sinistre. Ils font l’objet d’une facturation complémentaire.

Le SNLVLD définit l’état standard du véhicule selon les critères suivants :

  • L’état du véhicule restitué doit permettre son expertise (être suffisamment propre).
  • Il doit être en état de marche et conforme aux normes du constructeur.
  • La sellerie et les garnitures intérieures (moquettes, surfaces de tableau de bord, revêtements de toit et de portières) doivent être en bon état, en tenant compte de l’âge et du kilométrage du véhicule.
  • Les réparations doivent avoir été́ exécutées par des professionnels.
  • Tous documents et équipements d’origine doivent être présents à la restitution.

Gestionnaires de flotte et loueurs peuvent s’appuyer sur le guide publié par le SNLVLD, qui met en avant les différents points à surveiller dans le véhicule. En travaillant de concert, ils contribuent ensemble à améliorer l’état des véhicules restitués.

 

Alphabet : un accompagnement simple, efficace et transparent

Au-delà des standards établis par le SNLVLD, Alphabet s’engage à définir le plus précisément possible les usures ou dommages des véhicules qui lui sont restitués. Son Guide de la restitution donne aux conducteurs et aux gestionnaires de parc toutes les informations nécessaires sur les étapes et l’évaluation des frais de dépréciation .

De plus, Alphabet place la pédagogie et l’accompagnement, tant pendant la durée de leur contrat de LLD que lors de la restitution, au cœur de ses priorités :

  • Les conducteurs sont sensibilisés à l’importance d’un entretien sérieux et régulier et à leurs obligations de maintien en bon état du véhicule tout au long du contrat.
  • Le loueur suit étroitement le processus de restitution. Il fournit aux gestionnaires de flotte une check-list des éléments à ne pas oublier pour la restitution. Il explique aux conducteurs le déroulement de la restitution, de la prise de rendez-vous à la signature du PV de restitution.

Depuis plusieurs années, Alphabet travaille en synergie avec Macadam qui réalise l’expertise de ses véhicules en fin de contrat. Une organisation indépendante qui offre ainsi une totale transparence aux conducteurs lors de la restitution du véhicule.

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